Privacyverklaring

Geldig vanaf 27 oktober 2026

In deze verklaring lees je in gewone taal welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, hoe lang, en welke rechten je hebt. Ze volgt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Belgische privacywet.

1. Wie zijn wij en wie is verantwoordelijk?

Health and Beauty (eenmanszaak), J. Vanzeerstraat 70, 3290 Diest, ondernemingsnummer 0561.942.477, handelend onder de naam AllTennisDrills ("wij"). Vragen over privacy stuur je naar coachplaybook.info@gmail.com.

• Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor onze eigen gegevens: accounts van clubs en trainers (gebruikers van de coach-app), facturatie, demo-aanvragen en contactberichten, en de cookies op onze websites.
• De club is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van spelers en leden die een club in de coach-app invoert of die spelers via de inschrijvings- of boekingspagina van een club achterlaten. Voor die gegevens zijn wij verwerker: wij verwerken ze enkel in opdracht van de club, volgens de verwerkersovereenkomst.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Websites, klanten en gebruikers (wij zijn verantwoordelijk)

• Demo-aanvragen en contact: naam, club, e-mail, telefoon en je bericht.
• Klant- en facturatiegegevens: naam en contactgegevens van de contactpersoon, naam van de organisatie, facturatiegegevens.
• Accounts van clubs en trainers: naam, gebruikersnaam, e-mailadres en wachtwoord (enkel gehasht opgeslagen, nooit leesbaar).
• Technische gegevens: IP-adres en serverlogs.

In de coach-app (de club is verantwoordelijk, wij zijn verwerker)

• Spelers: voornaam, achternaam, geboortejaar of geboortedatum, e-mail, telefoon, niveau, of het om een volwassene gaat, beschikbaarheid, voorkeurtrainer, met wie de speler graag samen les volgt, gewenst aantal lessen per week en lesvoorkeuren.
• Ouders of voogden van minderjarige spelers: naam, telefoon en e-mail van maximaal twee ouders.
• Inschrijvingen: dezelfde soort gegevens als hierboven, plus opmerkingen, antwoorden op de inschrijvingsvragen en het tijdstip waarop toestemming gegeven werd.
• Lessen en aanwezigheid: in welke groep en les een speler zit, afwezigheden, geannuleerde lessen en inhaallessen.
• Online boekingen: naam, e-mail en telefoon van wie een les bij een trainer boekt.
• Spelerslogin (optioneel): gebruikersnaam, pincode (gehasht opgeslagen) en tijdstip van de laatste login.
• Trainers: naam, gebruikersnaam, e-mail, uurtarieven, sporten, rechten, en optioneel foto, bio en bijnaam.

Wij vragen geen gevoelige gegevens (zoals medische informatie). Vul die ook niet in bij opmerkingen.

3. Waarom en op welke basis?

Gegevens waarvoor wij verantwoordelijk zijn:

• Je aanvraag of vraag beantwoorden – rechtsgrond: stappen vóór een overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang om te antwoorden.
• Accounts en inloggen, ook wachtwoordherstel – rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst.
• Facturatie en boekhouding – rechtsgrond: wettelijke verplichting.
• Beveiliging en misbruik voorkomen (serverlogs, back-ups) – rechtsgrond: gerechtvaardigd belang.
• Waar wij om toestemming vragen, kan je die altijd intrekken.

Gegevens in de coach-app (verantwoordelijke: de club): de club gebruikt ze om lessen, inschrijvingen, groepen, planning, aanwezigheid, inhaallessen en boekingen te organiseren en om met spelers of hun ouders te communiceren. De club bepaalt de rechtsgrond (doorgaans de overeenkomst met het lid, gerechtvaardigd belang of toestemming). Wij verwerken die gegevens enkel om de app voor de club te laten werken, nooit voor eigen doeleinden.

Contactgegevens van spelers zijn in de app enkel zichtbaar voor de eigen trainer en de hoofdtrainer.

4. Cookies

Wij gebruiken enkel een strikt noodzakelijke sessiecookie om je ingelogd te houden. Geen analytische of advertentiecookies en geen tracking door derden. Lettertypes worden van onze eigen server geladen.

5. Wie verwerkt gegevens voor ons?

• Hetzner Online GmbH (Gunzenhausen, Duitsland) – hosting van de server en de back-ups, in de EU.
• Sendinblue SAS / Brevo (Parijs, Frankrijk) – versturen van e-mails uit de app (bv. bevestigingen en wachtwoordherstel).

Met deze partijen gelden afspraken volgens de AVG. Wij verkopen geen gegevens en geven ze niet door buiten de Europese Economische Ruimte.

6. Hoe lang bewaren wij gegevens?

• Spelersgegevens in de coach-app (profielen, inschrijvingen, aanwezigheid), in opdracht van de club: zolang de speler lid is of les volgt, en uiterlijk 2 jaar na de laatste les of inschrijving; daarna worden ze gewist.
• Facturen en boekhouding: 7 jaar (wettelijke verplichting).
• Demo-aanvragen en contact: 12 maanden na het laatste contact.
• Back-ups: worden na 14 dagen automatisch overschreven.

7. Beveiliging

Versleutelde verbinding (HTTPS), gehashte wachtwoorden, afgeschermde toegang per club en per trainer, dagelijkse back-ups en beperkte toegang tot de server.

8. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren;
• je gegevens te laten wissen;
• bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
• de verwerking te laten beperken en je gegevens mee te nemen (overdraagbaarheid).

Gaat het om je gegevens als speler of lid in de coach-app? Richt je vraag dan eerst tot je club: de club is verantwoordelijk. Je kan ook mailen naar coachplaybook.info@gmail.com; wij geven je vraag door aan de club en helpen de club ermee. Voor de gegevens waarvoor wij zelf verantwoordelijk zijn, stuur je je vraag naar coachplaybook.info@gmail.com. Wij antwoorden binnen een maand. Ben je niet tevreden, dan kan je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

9. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De datum bovenaan toont welke versie geldt.